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Abenteuer Leben. Studium. Beruf. © Sarah Staber & Stephanie Briegl / MEINPLAN.at

Meine Zeit im Griff: Tipps für dein Zeitmanagement

Was bedeutet Zeitmanagement eigentlich und wie können wir unsere Zeit tatsächlich gut nützen? - Darum ging es in diesem spannenden Grassroots Talk der KHG Wien. Wir haben für dich die wichtigsten Tipps von Dr. Ludwig Juza und Stefanie Bugayong BSc. zusammengefasst.

Wer kennt es nicht? Es fehlt einem ständig die Zeit für alles, und oft will man es einfach nicht wahrhaben, dass man einfach nur schlecht mit ihr umgeht, indem man sich mit den falschen Dingen zur falschen Zeit beschäftigt, im Kopf entweder bei der vorherigen oder bei der nächsten Sache ist, oder einfach nur faul ist. Alles gerät ins Wanken und man läuft der verlorenen Zeit hinterher. Es verursacht Stress und mindert die Lebensqualität! Was kann man dagegen tun?

 

Zunächst ist es wichtig, sich über den eigenen Umgang mit der Zeit im Klaren zu sein und sie zu akzeptieren - denn ohne Erkenntnis kein Fortschritt.

 

Mit dieser Erkenntnis kann man mit dem eigenen Zeitmanagement beginnen, indem man sich folgende Fragen stellt:

  • Was sind meine wirklich wichtigen Aufgaben?
  • Wie verteile ich diese Aufgaben auf meine begrenzte Arbeitszeit?

Aber wie kann ich meine Zeit besser veralten? Hier ein paar Tipps und Anregungen:

  • Bemühe Dich ernsthaft um die gute Nutzung der Zeit: Oft versucht man seine Zeitverschwendung mit dem Argument "so ist nun mal mein Temparament" zu entschuldigen. Aber man hat deswegen nicht mehr, sondern sogar weniger Charakter!
  • Hab eine gute Beziehung mit Zeit: Im Grunde genommen ist Faulheit nicht nur ein ineffizientes Auszeitnehmen, sondern vielmehr eine Form von Egoismus, weil man sich einbildet, die Dinge erledigen sich, so wie es einem selbst passt.
  • Setze Dir Prioritäten: Aufgaben tragen unser Leben und machen es sinnvoll. Man könnte eine Rangordnung von Aufgaben skizzieren (z.B. Aktivitäten für 1) mein spirituelles Leben , 2) meine Mitmenschen, 3) mich).
  • Schaffe dir eine Struktur: Überlege dir, welche Aufgabe wofür gewidmet wird, schaffe dir einen Übersicht. Nimm dir Zeit zu planen, und wenn alles schief läuft, lerne einfach daraus und wurschtle nicht mit der verlorenen Zeit herum.
  • Setze dir konkrete Ziele für verschiedene Lebensbereiche fest: Welche Ziele hast du für Dein Studium, für deine Arbeit, für deine organisatorischen Aufgaben wie z.B. Einkauf, Service, Reinigung für diese Woche, bzw. für diesen Tag? Klar müssten diese Ziele immer wieder neu definiert werden, aber wir sind doch alle gerne für eine Challenge zu haben. ;)
  • Disziplin: Natürlich scheitert es immer an der Umsetzung. Aber: Tu ausschließlich das, was Du tun sollst - mit Widmung und Intensität, ohne zu überstürzen, willentlich nur die Hälfte zu tun, schlampig oder zerstreut zu sein und  ohne Unterbrechung!
  • Entdecke für dich auch deine Rand- und Restzeiten, setze sie für dich sinnvoll ein. Überleg dir auch, was du während deinen Fahrzeiten und Wartezeiten machen könntest - Sprachenlernen? Nachrichtenlesen? Bücher lesen? Musik hören? Dich in Kultur weiterbilden?
  • Betreibe Ausgewogenheit und Gewissensforschung: Für welche Aktivität ist wann tatsächlich Platz? Haben wir uns mit all unserer Kraft, unseren Talenten und Fähigkeiten eingesetzt, um unsere Aufgaben zu erfüllen?

 

 

Wofür brauche ich wie lange? - DAs ABC-Prinzip

Beim ABC-Prinzip lautet die Hauptfrage "Welche Aufgaben beanspruchen wie viel Zeit?". Hierbei werden die Gewichtung der eigenen Aufgaben unter zwei Aspekten bewertet:

  1. Wie wichtig ist eine Aufgabe für die eigenen Ziele?: Aufgaben, die sehr wichtig für die eignene Ziele sind, werden mit "A" bewertet. Andere Aufgaben, die relevant für die eigenen Ziele sind, aber nicht von höchster Priorität, werden mit einem "B" versehen. "C-Aufgaben" sind Routineaufgaben, die keinen Fortschritt bringen, aber getan werden.
  2. Wieviel Zeit investiere ich jeweils für die verschiedenen Aufgaben?: Wieviele Minuten/Stunden verbringe ich mit dieser Aufgabe?

Hierbei wird ersichtlich, wieviele Aufgaben wieviel Zeit wegnehmen und für die eigenen Ziele entweder förderlich oder hinderlich sind.

 

minimum-Input, maximum-Output possible? - Das Pareto-Prinzip (Die 80/20 Regel)

Im Kern besagt das Pareto-Prinzip, dass mit 20% Aufwand ein Ergebnis von 80% erreicht wird. Andersrum müssen ganze 80% Aufwand hineingesteckt werden, um die letzten 20% auch noch zu schaffen.

 

Du kannst für dich selbst herausfinden, was für dich die wichtigen 20% sind und dich möglichst darauf konzentrieren. Idealerweise müsste man sich mit den übrigen 80% nur dann befassen, wenn ein Notfall besteht oder wenn es für etwas wirklich ein 100%-iges Ergebnis erfordert.

 

Für uns könnte das heißen:

  • Was bringt bei mir eine gute Vorbereitung (80%) auf die Prüfung und was nicht?
  • Was ebnet den Weg und hilft mir, die Seminararbeit, Bachelorarbeit zu schreiben? Bücher anschauen, Kopien machen, Entwürfe, Ideen zusammenschreiben (80%), etc. - und was ist nur mehr Perfektion (die verbleibenden 20%)?

 



 

Fokussieren und geschickt delegieren - Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip soll dabei helfen, die eigenen Aufgaben zu priorisieren und die wirklich wichtigen To-Do's zu identifizieren. Hierbei sollen Aufgaben in ihrem Grad der Dringlichkeit und der Wichtigkeit unterschieden werden. Also: Je wichtiger, desto weiter oben, je dringender, desto weiter rechts.

Du kannst alle Aufgaben aufschreiben, die du machen könntest und sie jeweils in eine der 4 Typen kategorisieren:

  • Wichtig und dringend - A-Aufgaben: Diese werden sofort und selbst erledigt.
  • Wichtig, aber nicht dringend - B-Aufgaben: Diese werden selbst erledigt, allerdings zu einem späteren, festgelegten Zeitpunkt.
  • Dringend, aber nicht wichtig - C-Aufgaben: Diese werden an die passenden Mitarbeiter delegiert.
  • Weder wichtig noch dringend - D-Aufgaben: Diese werden gar nicht erledigt.

Der optimale Tagesablauf - Die Alpen-Methode

Wie kann man die eigenen Aufgaben des Tages richtig einteilen? Bei der "Alpen"-Methode gibt es 5 Schritte:

  • A - Aufgaben aufschreiben: Schreibe dir alle absehbaren Aufgaben auf. Z.B.: Abschlussarbeit schreiben, Seminare besuchen, Arbeiten gehen, Haushalt führen, etc. ...
  • L - Länge der einzelnen Aufgaben schätzen: Schreibe ebenfalls den geschätzten Zeitaufwand zu den Aufgaben auf. Dazu zählen auch alle festen Termine und Meetings, die im Kalender stehen.
  • P - Pufferzeiten einplanen: Eine gute Regel wäre, zusätzliche 40-50% der voraussichtlich aufgewendeten Zeit dazuzurechnen, denn man soll lediglich 60 bis maximal 70% der gesamten verfügbaren Zeit verplanen.
    Z.B.: Wenn Du dir vornimmst, eine Stunde für die Abschlussarbeit aufzuwenden, dann rechne mit einer Schreibe-Session von 1,5 Stunden. Solltest Du extra in die Uni hineinfahren, um ein Seminar von 90 Minuten besuchen, dann rechne mit einem Gesamtaufwand von ungefähr 135 Minuten - klingt zwar komisch, aber gut in der Zeit liegen darf man immer mal. 
    Die restliche Zeit sollte dann für ungeplante Aufgaben zur Verfügung stehen.
  • E - Entscheidungen über Prioritäten treffen : Meistens übersteigt die Summe der geschätzten Zeiten den Arbeitstag. Da gilt es dann zu kategorisieren, was zuerst gemacht werden soll, was bleibt, und was unter den Tisch zu fallen hat.
  • N - Nachkontrolle: Überprüfe, ob dein Plan funktioniert hat oder nutze die Nachkontrolle als Hilfe zum Nachschärfen.

 

Zeitmanagement ist Sinnmanagement

Beim Zeitmanagement geht es nicht lediglich um die Verplanung jeder Sekunde, sondern um das große Bild eines erfüllten Lebens - und das wollen wir doch alle, oder?  Folgende Fragen lassen sich bei einem guten Zeitmanagement beantworten:

  • Was will ich in meinem Leben, was suche ich eigentlich, worauf kommt es an?
  • Was hat Vorrang, Priorität, was macht mein Leben sinnvoll und gelungen? Erfolg, Reichtum, Genuss – oder ein menschlich gutes Leben?
  • Verstehe ich, dass das Leben ist ein Geschenk Gottes ist? Dass ich von Ihm gerufen werde und zugleich in sein Leben hineingerufen werde? Habe ich bereits realisiert, dass Zeit das Medium der Sinngebung meinesLebens ist? Gehe ich im Laufe meines Lebens dem Ziel/Glück entgegengehen oder entferne ich mich davon?
  • Habe ich meine Talente fruchtbar gemacht oder habe ich sie aus Feigheit vergraben, weil wir nichts riskieren wollten? (Siehe das Gleichnis von den Talenten in der Bibel)
  • Leben wir einfach so in den Tag hinein oder kümmern wir uns rechtzeitig um unsere Zukunft, damit wir am Ende nichts bereuen? (Siehe das Gleichnis mit den sorglosen Jungfrauen in der Bibel)

Wie auch immer Du mit Deiner Zeit umgehst: Die Zeit die man sich nimmt ist die Zeit die einem gibt!

Viel Zeit und ein möglichst sorgloses Leben wünscht Dir,

 

Maureen =)

Maureen Evangelista

Ich bin Absolventin der Publizistik- und Kommunikationswissenschaft und mache gerade das Propädeutikum für Psychotherapie. Als ehrenamtliche Jugendarbeiterin coache ich seit Jahren Jugendliche und junge Erwachsene auf dem Weg ihres Glaubens. Ich habe ein großes Herz für meine philippinische Großfamilie und liebe 90er-RnB und Hip-Hop-Musik.

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